Privacy policy
Funktion Clinic · Last updated 10 October 2026
Funktion Clinic ("Funktion", "we") provides functional and integrative medicine in Bali: consultations, IV and injection therapies, diagnostics, physiotherapy and home or hotel visits. Looking after your health means keeping personal and health information about you. This policy explains what we keep, why, who can see it, how long we keep it, and the choices and rights you have.
Who is responsible for your data
The data controller is Ricky Fernando, trading as Funktion Clinic, at Jl. Tamansari Tagtag No. 11, Banjar Batursari, Kesiman Kertalangu, Denpasar Timur, Bali 80237, Indonesia. Questions or requests about your data: [email protected] or WhatsApp +62 851 1991 9900.
What we collect
When you visit our website
Our website does not use analytics, advertising trackers or cookies. Like any website, our hosting and network providers keep short-lived technical logs (such as your IP address and browser type) to keep the site running and secure. If you contact us by WhatsApp or email from the website, we receive what you send.
When you are our client
- Identity and contact details: name, date of birth, sex, nationality, phone and WhatsApp number, email, and the address of your home, villa or hotel for visits.
- Emergency contacts and family links you choose to give us.
- Health information: medical history, allergies, conditions, medications and supplements, consultation and treatment notes, prescriptions, care plans, laboratory and diagnostic results, vital signs, and the forms you fill in.
- Treatment photos: our nurses photograph each treatment (before, during and after, and the IV or injection site) for clinical safety and quality, as our nursing procedure requires. These photos are part of your medical record.
- Visit and delivery details: appointments, who attended, the place, and for medicine deliveries a photo of the delivered package.
- Billing details: invoices, payments and any payment proof you upload. We do not store card numbers.
- Messages you send us through the client portal.
- Sign-in details for the client portal: your email address, one-time sign-in codes, and — if you choose to sign in with Google — your name and email from your Google account.
Health information is "specific personal data" under Indonesian law, and we treat it with extra care.
Why we use it
| Purpose | Legal basis |
|---|
| Assessing you, planning and giving treatment, prescribing, home visits and medicine delivery | Your explicit consent; providing the care you asked for |
| Keeping medical records as Indonesian health law requires | Legal obligation |
| Appointments, reminders and messages about your care | Providing the care you asked for |
| Invoices, payments and accounting | Contract; legal obligation (tax) |
| Clinical safety and quality: treatment photos, nurse reports, a log of who opened a record | Legal obligation; legitimate interest in safe care |
| Acting in an emergency | Vital interests |
We do not sell your data, use it for advertising, or make automated decisions about you.
Who can see it
- Our clinical team — doctors, nurses and therapists — sees what they need for your care. Freelance nurses see only the visits they are assigned to, and only until 24 hours after the visit. Every opening of a clinical record is logged.
- Laboratories, specialists and hospitals when your care needs it, and with your agreement unless it is an emergency.
- Couriers delivering your medicines receive only your name, phone number and delivery address.
- Service providers who store or carry data for us under contract, and only on our instructions: Supabase (our secure database and file storage, servers in Singapore), Hostinger (website hosting and email), Cloudflare (network security and email routing), Google (address search when we enter a visit address, and Google sign-in if you choose it), and WhatsApp (Meta) only when you choose to message us there.
- Authorities when the law requires it.
Data stored outside Indonesia
Our app's database and files are stored in Singapore. We transfer data there only with the protections the law requires: encrypted connections, contracts with our providers, and access limited to our team.
How we protect it
- Data travels only over encrypted connections, and files are kept in private storage.
- Each team member has a personal login; access depends on their role, and freelance access ends automatically.
- Every reading and change of a clinical record is written to a log.
- The database is backed up daily.
- If a breach puts your data at risk, we will tell you and the authorities as the law requires.
How long we keep it
- Medical records (notes, results, prescriptions, treatment photos): at least 25 years after your last visit, as Indonesia's medical-records regulation requires.
- Invoices and payments: 10 years, for tax rules.
- Enquiries from people who did not become clients: 2 years, then deleted.
- Technical logs: as short as our providers allow.
Your rights
Under Indonesia's Personal Data Protection Law (Law No. 27 of 2022) you can ask us to:
- tell you what data we hold and give you a copy;
- correct data that is wrong or incomplete;
- delete data, or limit how we use it — except what we must keep by law, such as medical records;
- withdraw a consent you gave (this does not affect care already given, and some care may not be possible without it);
- complain to the Indonesian data protection authority.
Write to [email protected]. We may ask you to confirm who you are. We reply as quickly as we can and within the time limits the law sets.
Children
For clients under 18, a parent or guardian gives consent and can use these rights on their behalf.
The client portal and your browser
The portal keeps you signed in using your browser's storage, and remembers small preferences such as the colour theme. These are not tracking cookies. On a shared device, leave "Keep me signed in on this phone" unticked — the portal then signs you out after 30 minutes of inactivity.
Changes to this policy
If we change how we use your data, we will update this page and, for important changes, tell you directly.
Kebijakan privasi
Funktion Clinic · Terakhir diperbarui 10 Oktober 2026
Funktion Clinic ("Funktion", "kami") memberikan layanan kedokteran fungsional dan integratif di Bali: konsultasi, terapi infus dan injeksi, diagnostik, fisioterapi, serta kunjungan ke rumah atau hotel. Merawat kesehatan Anda berarti kami menyimpan data pribadi dan data kesehatan Anda. Kebijakan ini menjelaskan data apa yang kami simpan, untuk apa, siapa yang dapat melihatnya, berapa lama kami menyimpannya, serta pilihan dan hak Anda.
Siapa yang bertanggung jawab atas data Anda
Pengendali data adalah Ricky Fernando, yang menjalankan usaha dengan nama Funktion Clinic, beralamat di Jl. Tamansari Tagtag No. 11, Banjar Batursari, Kesiman Kertalangu, Denpasar Timur, Bali 80237, Indonesia. Pertanyaan atau permintaan terkait data Anda: [email protected] atau WhatsApp +62 851 1991 9900.
Data yang kami kumpulkan
Saat Anda mengunjungi situs web kami
Situs web kami tidak menggunakan analitik, pelacak iklan, maupun cookie. Seperti situs web pada umumnya, penyedia hosting dan jaringan kami menyimpan catatan teknis jangka pendek (misalnya alamat IP dan jenis browser) agar situs tetap berjalan dan aman. Jika Anda menghubungi kami melalui WhatsApp atau email dari situs web, kami menerima apa yang Anda kirimkan.
Saat Anda menjadi klien kami
- Identitas dan kontak: nama, tanggal lahir, jenis kelamin, kewarganegaraan, nomor telepon dan WhatsApp, email, serta alamat rumah, vila, atau hotel untuk kunjungan.
- Kontak darurat dan hubungan keluarga yang Anda berikan kepada kami.
- Data kesehatan: riwayat medis, alergi, kondisi kesehatan, obat dan suplemen, catatan konsultasi dan tindakan, resep, rencana perawatan, hasil laboratorium dan diagnostik, tanda-tanda vital, serta formulir yang Anda isi.
- Foto tindakan: perawat kami memotret setiap tindakan (sebelum, selama, dan sesudah, serta lokasi infus atau injeksi) untuk keselamatan dan mutu pelayanan, sesuai prosedur keperawatan kami. Foto-foto ini menjadi bagian dari rekam medis Anda.
- Data kunjungan dan pengiriman: jadwal janji temu, petugas yang hadir, lokasi, dan untuk pengiriman obat, foto paket yang telah diterima.
- Data penagihan: faktur, pembayaran, dan bukti pembayaran yang Anda unggah. Kami tidak menyimpan nomor kartu.
- Pesan yang Anda kirim melalui portal klien.
- Data masuk ke portal klien: alamat email Anda, kode masuk sekali pakai, dan — jika Anda memilih masuk dengan Google — nama dan email dari akun Google Anda.
Data kesehatan termasuk "data pribadi yang bersifat spesifik" menurut hukum Indonesia, dan kami menanganinya dengan kehati-hatian ekstra.
Untuk apa kami menggunakannya
| Tujuan | Dasar hukum |
|---|
| Memeriksa Anda, merencanakan dan memberikan perawatan, meresepkan obat, kunjungan rumah, dan pengiriman obat | Persetujuan eksplisit Anda; memberikan layanan yang Anda minta |
| Menyimpan rekam medis sesuai ketentuan hukum kesehatan Indonesia | Kewajiban hukum |
| Janji temu, pengingat, dan pesan terkait perawatan Anda | Memberikan layanan yang Anda minta |
| Faktur, pembayaran, dan pembukuan | Perjanjian; kewajiban hukum (perpajakan) |
| Keselamatan dan mutu klinis: foto tindakan, laporan perawat, catatan siapa yang membuka rekam medis | Kewajiban hukum; kepentingan yang sah atas pelayanan yang aman |
| Bertindak dalam keadaan darurat | Kepentingan vital |
Kami tidak menjual data Anda, tidak menggunakannya untuk iklan, dan tidak membuat keputusan otomatis tentang Anda.
Siapa yang dapat melihatnya
- Tim klinis kami — dokter, perawat, dan terapis — melihat apa yang mereka perlukan untuk perawatan Anda. Perawat lepas hanya dapat melihat kunjungan yang ditugaskan kepada mereka, dan hanya sampai 24 jam setelah kunjungan. Setiap kali rekam medis dibuka, hal itu dicatat.
- Laboratorium, dokter spesialis, dan rumah sakit bila diperlukan untuk perawatan Anda, dengan persetujuan Anda kecuali dalam keadaan darurat.
- Kurir yang mengantar obat Anda hanya menerima nama, nomor telepon, dan alamat pengiriman Anda.
- Penyedia layanan yang menyimpan atau menyalurkan data untuk kami berdasarkan perjanjian, dan hanya sesuai instruksi kami: Supabase (basis data dan penyimpanan berkas yang aman, server di Singapura), Hostinger (hosting situs web dan email), Cloudflare (keamanan jaringan dan penerusan email), Google (pencarian alamat saat kami mencatat alamat kunjungan, dan masuk dengan Google jika Anda memilihnya), serta WhatsApp (Meta) hanya jika Anda memilih menghubungi kami melaluinya.
- Instansi berwenang bila diwajibkan oleh hukum.
Data yang disimpan di luar Indonesia
Basis data dan berkas aplikasi kami disimpan di Singapura. Kami hanya memindahkan data ke sana dengan perlindungan yang diwajibkan hukum: koneksi terenkripsi, perjanjian dengan penyedia layanan kami, dan akses yang dibatasi hanya untuk tim kami.
Cara kami melindunginya
- Data hanya dikirim melalui koneksi terenkripsi, dan berkas disimpan di penyimpanan pribadi.
- Setiap anggota tim memiliki akun masuk pribadi; akses diberikan sesuai peran, dan akses perawat lepas berakhir secara otomatis.
- Setiap kali rekam medis dibaca atau diubah, hal itu dicatat.
- Basis data dicadangkan setiap hari.
- Jika terjadi kebocoran yang membahayakan data Anda, kami akan memberi tahu Anda dan instansi berwenang sesuai ketentuan hukum.
Berapa lama kami menyimpannya
- Rekam medis (catatan, hasil pemeriksaan, resep, foto tindakan): sekurang-kurangnya 25 tahun sejak kunjungan terakhir Anda, sesuai peraturan rekam medis di Indonesia.
- Faktur dan pembayaran: 10 tahun, sesuai ketentuan perpajakan.
- Pertanyaan dari orang yang tidak menjadi klien: 2 tahun, lalu dihapus.
- Catatan teknis: sesingkat yang dimungkinkan oleh penyedia layanan kami.
Hak-hak Anda
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, Anda dapat meminta kami untuk:
- memberi tahu data apa yang kami simpan dan memberikan salinannya;
- memperbaiki data yang salah atau tidak lengkap;
- menghapus data, atau membatasi penggunaannya — kecuali data yang wajib kami simpan menurut hukum, seperti rekam medis;
- menarik kembali persetujuan yang telah Anda berikan (hal ini tidak memengaruhi perawatan yang sudah diberikan, dan sebagian perawatan mungkin tidak dapat dilakukan tanpanya);
- mengajukan pengaduan kepada lembaga pelindungan data pribadi di Indonesia.
Kirimkan permintaan Anda ke [email protected]. Kami mungkin meminta Anda untuk mengonfirmasi identitas. Kami akan membalas secepat mungkin dan dalam batas waktu yang ditetapkan oleh hukum.
Anak-anak
Untuk klien berusia di bawah 18 tahun, orang tua atau wali memberikan persetujuan dan dapat menggunakan hak-hak ini atas nama mereka.
Portal klien dan browser Anda
Portal menjaga Anda tetap masuk dengan menggunakan penyimpanan browser Anda, dan mengingat preferensi kecil seperti tema warna. Ini bukan cookie pelacak. Pada perangkat yang digunakan bersama, jangan centang "Keep me signed in on this phone" — portal akan otomatis keluar setelah 30 menit tidak digunakan.
Perubahan kebijakan ini
Jika kami mengubah cara kami menggunakan data Anda, kami akan memperbarui halaman ini dan, untuk perubahan penting, memberi tahu Anda secara langsung.